Quelles sont les différentes tâches assignées aux télésecrétaires lors d'une permanence téléphonique ?

La télésecrétaire est une personne qualifiée qui assure les services liés à la permanence téléphonique. Ainsi, il s’agit d’un métier qui met en exergue les compétences de secrétaire par le biais des services téléphoniques. Découvrez ici les différentes missions de télésecrétaire dont il est question.

L'accueil et le traitement de la demande

Pour une permanence téléphonique, la télésecrétaire doit nécessairement passer par l'accueil téléphonique des interlocuteurs. En effet, l'accueil est une étape où l’agent chargé de cela représente l'image de l'entreprise. Il doit donc donner une bonne impression en identifiant celui qui appelle et connaître la raison de celui-ci afin d’y apporter la solution ou de donner suite à la demande. Les télésecrétaires doivent en conséquence avoir une parfaite connaissance des technologies de l’information et de la communication, pour mener à bien leurs tâches.

En outre, la télésecrétaire doit pouvoir traiter la demande de façon adéquate en la reformulant. Ainsi, elle doit commencer en répondant à la question, ou si possible transférer l’appel à la personne appropriée. De même, elle peut prendre un message ou mettre en attente si nécessaire. Il lui est également possible de téléprospecter.

Assurer dans les moments de difficultés

Afin d’être véritablement opérationnel, le télésecrétaire doit bien maîtriser les techniques du secrétariat à distance. Ainsi, elle doit avoir une bonne écoute, respecter les principes de l'argumentation, savoir répondre lorsqu’il y a des objections. De plus, elle doit savoir maîtriser et contrôler ses émotions en sachant garder son sang-froid en toute situation. Une bonne gestion des conflits est également importante à maîtriser.

Par ailleurs, il est nécessaire qu’elle ait une expérience professionnelle dans le domaine. Cela lui permettra d’être assez outillée pour répondre convenablement à ses missions. Il faudra aussi qu’elle fasse preuve de discrétion autour des données confidentielles des appelants ou des clients. Le télésecrétaire peut aussi intervenir dans différents domaines tels que le télésecrétariat médical et le secrétariat juridique. Dans les entreprises, elle peut se charger à l'aide d’une assistance administrative, du courrier, des mails, les réceptions d’appels, etc.